Verover de harten van je bezoekers met een ‘sociaal’ programma

xnr8344_verover-de-harten-van-je-bezoekers-met-een-sociaal-programma

Stop eens waar je mee bezig bent, bekijk het programma voor je volgende evenement en vraag jezelf eens af: “is er iets dat ik zou kunnen doen om de algemene beleving van mijn bezoekers te verbeteren?”

Op het eerste gezicht lijkt alles in orde. Je hebt gezorgd voor meerdere rondetafelgesprekken en parallelsessies, je hebt ervoor gezorgd dat er genoeg tijd is voor het Q&A-gedeelte, en je hebt meerdere workshops ingepland om de gaten tussen de hoofdactiviteiten op te vullen. Het klinkt absoluut als een goed gestructureerd evenement. Maar kijk nog eens goed.

Pak eens een markeerstift en markeer alle sociale en incentive-activiteiten die je je gasten aanbiedt tijdens het evenement. Blijft er, naast korte pauzes om van A naar B te lopen, nog iets over? Het ontwerpen van een intensief programma om je gasten “zoveel mogelijk te bieden” kan je namelijk tegenwerken.

Als eventplanner moet je namelijk je bezoekers vermaken en ze incentives geven door ze verschillende types activiteiten aan te bieden. Volgens Anton Shone en Bryn Parry, de schrijvers van Successful Event Management: A Practical Handbook, “kan de planning en organisatie van het programma ook de openings- en sluitingsceremonie omvatten, evenals de sociale en ondersteunende activiteiten zoals lokale uitjes, een galadiner of een afscheidsfeestje”.

Zoals Tony Rogers aangeeft in zijn boek Conferences and Conventions 3rd edition: A Global Industry, is het ontwerpen van een aantal aantrekkelijke sociale activiteiten een geweldige kans voor organisatoren om memorabele evenementen te produceren. Zoals de schrijver aangeeft: “het sociale programma moet ervoor zorgen dat bezoekers zich informeel kunnen mengen en kunnen netwerken (voor velen is dit het nuttigste onderdeel van het evenement), maar ook om iets van de locatie waar het evenement plaatsvindt te beleven.”

Als een eventplanner moet je naast het plannen van waardevolle kernactiviteiten (zoals rondetafelgesprekken, panel-sessies, workshops, …) eveneens aantrekkelijke sociale belevingen aan je bezoekers bieden. Hier lees je hoe je dat doet.

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s