8 wetenschappelijke tips om beter te worden met e-mail

E-mail blijft het belangrijkste communicatiemedium in de zakenwereld, maar toch zijn de meesten onder ons er niet bijster goed in. Anna Codrea-Rado van Quartz raadpleegde allerlei academische onderzoeken over e-mail en vat haar inzichten als volgt samen:

  • Stel eenvoudige vragen als je een antwoord wilt. Mensen zijn volgens onderzoekers van Carnegie Mellon (PDF) veel meer geneigd om te antwoorden op vragen als die gemakkelijk of leuk zijn. Belangrijke of complexe vragen worden jammer genoeg vaak genegeerd.

  • Verlies niet te veel tijd. Een Loughborough University studie (PDF) wijst uit dat e-mail een groteinvloed heeft op productiviteit. Volg daarom deze vier regels: check je e-mail maximaal één keer per 45 minuten, zet niet je hele adresboek in cc, zet live notificaties af en stel je Inbox zo in dat je de eerste paar regels van elk bericht ziet om sneller te kunnen scannen.

  • Lees, teken en deel het charter. Het e-mail charter bevat tien regels om e-mail sneller te verwerken. Codrea-Rado raadt aan om een link naar dit charter toe te voegen onderaan je e-mails. Dat geeft je een excuus voor wanneer het even duurt om te antwoorden en maant anderen tegelijkertijd een betere e-mailetiquette aan.

  • Besef de permanentie van e-mail. E-mail is volgens een enquête van het FX Palo Alto Laboratory(PDF) de favoriete communicatiemethode op kantoren. Dat is vooral te wijten aan de permanente natuur van e-mail. Alle voorstellen, schema’s en ideeën worden automatisch bijgehouden in een database.

  • Verkies e-mail boven face-to-face met IT professionals. IT professionals communiceren volgens een studie liever via e-mail dan in den lijve omdat ze dan meer tijd hebben om informatie te verwerken en gemakkelijker oudere berichten kunnen raadplegen.

  • Gebruik iets anders als het mogelijk is. Via een sterke ‘communicatie-ecologie’ (PDF) met onder andere interne blogs, instant messaging en sociale netwerken kan een bedrijf de interne nood aan e-mail drastisch reduceren. Dat betekent dat de e-mails die toch in bedrijfsaccounts terechtkomen vaker de aandacht zullen krijgen die ze verdienen.

  • E-mailtraining kan helpen. Een Duitse studie toont aan dat e-mailtraining werknemers minder gestresseerd kan maken. Na het volgen van zo’n training waren ze ook minder snel afgeleid.

  • Roddelen is ok. Volgens Tanushree Mitra en Eric Gilbert van het Georgia Institute of Technology(PDF) is roddelen alomtegenwoordig op kantoor, inclusief in e-mailcommunicatie. Als je zelf graag af en toe een roddel verspreidt via je werkmail, weet dan dat je niet alleen bent.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit / Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit / Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit / Bijwerken )

Google+ photo

Je reageert onder je Google+ account. Log uit / Bijwerken )

Verbinden met %s